Lassen wir uns zunächst verstehen, wie eine Videokonferenz funktioniert. Es ist ein Treffen zwischen mehreren Personen, die mit einem bestimmten Thema verbunden sind. In der Regel erhalten die Teilnehmer mit der Einladung zu einer Videokonferenz im Online-Raum. Alles, was Sie dafür brauchen, ist Ihr Telefon oder Laptop.

Es gibt verschiedene Tools für Videokonferenzen. Die beliebtesten sind Zoom, Skype, Facetime und Google Hangouts.

Videokonferenzen sind bereits ein fester Bestandteil unseres täglichen Lebens geworden. Und das liegt nicht nur an der Digitalisierung, sondern auch an der Situation, die sich durch Pandemie in der Welt entwickelt hat.

Einerseits haben Video-Meetings unser Leben viel einfacher gemacht. Jetzt müssen Sie nicht mehr ins Büro oder an die Uni rennen, um ein wichtiges Meeting oder eine Prüfung zu erwischen. Sie steigen einfach aus dem Bett und machen zwei Schritte zum Laptop. Aber andererseits verstehen nicht alle Menschen, wie man sich während einer Videokonferenz verhalten soll.!)

Und Ihr Verhalten während der Videokonferenz baut die Meinung Ihrer Kollegen über Sie auf und beeinflusst Ihren Erfolg. Deshalb ist es sehr wichtig, bestimmte Regeln der Meetings zu befolgen.

Verhaltensregel 1: Beseitigen Sie alle Fehlfunktionen

Bei einer Videokonferenz ist die Qualität der Verbindung entscheidend. Jeder Teilnehmer sollte sein Bestes tun, damit Ihre Konferenz ohne technische Probleme abläuft. Daher ist es notwendig, vor dem Meeting die Internetverbindung sowie die Ton- und Videoqualität zu überprüfen.

Wenn Sie eine Videokonferenz selbst organisieren, stellen Sie im Voraus sicher, dass jeder Teilnehmer Zugang dazu hat.

Verhaltensregel 2: Gehen Sie mit dem Fortschritt

Beachten Sie, dass die Liste der Software für Videokonferenzen heute recht umfangreich ist. Jeder von ihnen hat seine eigenen Besonderheiten. Wenn Sie also zum ersten Mal an einer Videokonferenz teilnehmen, sollten Sie sich die Video-Tutorial vorher ansehen, um sich den ersten Eindruck nicht zu verderben.

Verhaltensregel 3: Wählen Sie ein passendes Outfit

Auch wenn Sie zu Hause sind und gerade das Bett verlassen haben, sollten Sie nicht im Schlafanzug vor dem Monitor erscheinen. Dies ist ganz unprofessionell. Niemand zwingt Sie, einen strengen Anzug für eine Videokonferenz zu tragen, aber die Kleidung sollte dennoch zurückhaltend und ordentlich sein. Die Einstellung zu Ihnen hängt sowohl von Ihrem Aussehen als auch von der Art des Sprechens ab.

Verhaltensregel 4: Finden Sie einen ruhigen Platz

Fernsehen, Musik oder weinende Kinder stören die Videokonferenz, vor allem, wenn viele Teilnehmer anwesend sind. Natürlich hat nicht jeder ein eigenes privates Büro, aber Sie sollten einen ruhigen Ort finden, an dem kein unnötiger Lärm entsteht. Wenn solche Bedingungen zu Hause nicht gegeben sind, ist es besser, einen abgeschiedenen Platz beispielsweise in einem Lesesaal zu finden.

Verhaltensregel 5: Wählen Sie einen Hintergrund

Ihr formales Aussehen spielt keine Rolle mehr, wenn im Hintergrund schmutziges Geschirr oder ein Haufen schmutziger Wäsche liegt. Es ist sehr wichtig, einen neutralen Hintergrund zu wählen. Nicht nur den richtigen Hintergrund, sondern auch eine gute Beleuchtung ist von Bedeutung. Anderen Teilnehmern der Videokonferenz sollten Sie gut sehen.

Wenn es keinen passenden Hintergrund gibt, ist das in Ordnung. Viele Videokonferenzsoftware bietet die Möglichkeit, den Hintergrund durch ein beliebiges Bild zu ersetzen. Die Hauptsache ist, dass Sie sich vorher darum kümmern.

Verhaltensregel 6: Fokus auf das Meeting#

Damit die Videokonferenz Ihnen die gewünschten Ergebnisse bringt, müssen Sie sich ganz darauf konzentrieren. Diese Meetings sind nicht weniger als persönliche Besprechungen von der Bedeutung. Es lohnt sich also, alle Störfaktoren zu beseitigen. Schalten Sie Ihr Handy aus und bitten Sie Ihre Familie, Sie nicht zu stören, wenn Sie zu Hause sind.

Verhaltensregel 7: Schalten Sie das Mikrofon aus, wenn ein anderer Teilnehmer spricht.

Es ist unmöglich, alles vorherzusehen, und es gibt Faktoren, die nicht nur von uns abhängen. Zum Beispiel können Nachbarn im ungünstigsten Moment mit Renovierungsarbeiten anfangen. Selbst das Klopfen auf den Computertasten hindert sich zu konzentrieren.

Um die Situation zu vermeiden, wenn andere Teilnehmer der Videokonferenz durch plötzliches Rauschen gestört werden, schalten Sie das Mikrofon aus, wenn Sie nicht sprechen. Es ist ein Zeichen des Respekts gegenüber Ihren Kollegen.

Verhaltensregel 8: Vergessen Sie nicht, höflich zu sein

Versuchen Sie, beim Sprechen in die Kamera zu schauen, als ob Sie Ihren Gesprächspartner ansehen würden. Wenn Sie die Videokonferenz organisieren, sollten Sie sich zu Beginn des Meetings vorstellen. Wenn Sie die Konferenzteilnehmer kennen, grüßen Sie sie. Und natürlich müssen Sie rechtzeitig zur Videokonferenz “kommen”.

Verhaltensregel 9: Reden Sie deutlich

Bei Videokonferenzen sollen Sie nicht zu schnell oder zu langsam, zu laut oder zu leise sprechen. Dies kann zu Störungen führen und die Qualität des Audiosignals erheblich verschlimmern. Sprechen Sie deutlich und in einem mittleren Tempo. Und achten Sie auf die Reaktionen der anderen Teilnehmer. Einige von ihnen hören Sie vielleicht nicht gut und es lohnt sich, das Gesagte noch einmal zu wiederholen oder Ihr Mikrofon zu prüfen.

Verhaltensregel 10: Unterbrechen Sie andere Teilnehmer nicht

Während der Videokonferenz ist es nicht so leicht wie bei einem persönlichen Gespräch eigene Kommentare zu machen. Sie sollten trotzdem anderen Menschen ausreden lassen und dann in der Pause eigene Meinung dazu äußern.
Im Google Hangouts gibt es dafür eine spezielle Funktion. Sie können auf das Palmen-Symbol klicken und andere Teilnehmer der Videokonferenz sehen, dass Sie etwas zu sagen haben.

Während einer Videokonferenz können verschiedene Schwierigkeiten auftreten. Davor ist niemand gefeit, denn die technischen Aspekte hängen nicht immer von uns ab. Wir hoffen aber, dass unsere Verhaltensregeln für Videokonferenz helfen, Fehler und Peinlichkeiten zu vermeiden und die Videokonferenz produktiv zu gestalten.